Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Frivilligcenter Nyborg
Godkendt af bestyrelsen 24. maj 2018

I forbindelse med dit/din forenings medlemskab og/eller frivillige indsats i Frivilligcenter Nyborg behandler vi en række oplysninger om dig – enten som personlig medlem og/eller i kraft af dit foreningsmedlemskab.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Frivilligcenter Nyborg.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Frivilligcenter Nyborg. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Frivilligcenter Nyborg er dataansvarlig – kontaktinformation
Frivilligcenter Nyborg er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Frivilligcenter Nyborg kan kontaktes her:

Frivilligcenter Nyborg
Nørrevoldgade 63, 1, 5800 Nyborg
CVR-nr: 37622710
Telefon: 4263 1185
Mail: info@frivilligcenter-nyborg.dk

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder retsgrundlaget
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er et medlemskab i Frivilligcenter Nyborg.
Dine oplysninger behandles således for at kunne betjene dig som medlem i Frivilligcenter Nyborg, hvilket
omfatter:
– Orientering om Frivilligcenter Nyborgs aktiviteter, eksempelvis i nyhedsbreve og via mail og telefon.
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne.
– Opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent.
– Afholdelse af arrangementer og netværksskabende aktiviteter.
– Brug af situationsbilleder taget i både i dagligdagen og ved arrangementer.
– Udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben.
– Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og afrapportering.
– Eventuelle oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder.
– Hvis du som frivillig indtræder i Frivilligcenter Nyborgs bestyrelse, i arbejdsgruppe eller som frivillig ressourceperson vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon blive delt med gruppens medlemmer eller andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan andre frivillige kan kontakte dig.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f). De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er administration, vidensdeling, rådgivning og netværksskabende aktivitet, som er nærmere beskrevet under formålet ovenfor. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for evt. indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1.

Kategorier af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger på:
– Medlemmer og frivillig omfattende både børn og unge under 18 år og voksne.
Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, emailadresse samt foreningsrelevante oplysninger. For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med børn og unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.

Deling af dine persondata
Vi videregiver i nødvendigt omfang personoplysninger til følgende modtagere:
– Server til back up af dokumenter; Box
– Microsoft Office 360
– Nyhedsbrev-program; Mailchimp
– Økonomisystem; Conventus
– Betalingsservice med henblik på betalingsformidling; Dinero
– Andre medlemmer eller frivillige i foreningen, når dette er formålstjenstligt.
– Rigspolitiet når vi indhenter børneattester.
– Rådgivere som advokater og revisorer m.v.

Overførsel af persondata til modtagere i tredjelande
Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS og videregiver ikke dine oplysninger til kommercielle modtagere (ovenstående leverandører), der ikke er GDPR-kompliante.

Frivilligcenter Nyborg har en Facebook-side, hvor foreningsoplysninger deles. Der deles kun
personhenførbare oplysninger med medlemmernes egne forudgående godkendelse. Dette sker på baggrund af disses egen accept af Facebooks vilkår for håndtering af persondata, og Frivilligcenter Nyborg tager ikke ansvar for, hvilke persondata vores medlemmer angiver i kommunikation med klubbens Facebook-profil.

Hvor får vi dine personoplysninger fra?
Personoplysningerne behandlet af Frivilligcenter Nyborg indhentes alene hos dig.

Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 5 år efter udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler og formål.

Endvidere vil oplysninger om dit frivillige arbejde og lignende, som har potentiel historisk interesse, blive opbevaret i et aflåst arkiv eller kodet datasystem.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside, og vil blive sendt ud til orientering til alle medlemmer.