Det er vigtigt, at du kan kommunikere klart, enkelt og forståeligt til din forenings medlemmer, frivillige og samarbejdspartnere. Derfor får du her en række gode råd, der hjælper dig med at styre uden om de mest almindelige fejl.
Alle vores råd er til inspiration – der findes ikke et facit for den perfekte kommunikation.
Tilpas altid din kommunikation til dem du kommunikerer til, og den situation, du kommunikerer i
Som afsender er det altid dit job at:
- informationen er forståelig
- sproget er klart og venligt
- din tekst er visuelt flot, tilgængelig og interessant
E-mails – undgå misforståelser
Hold dig fra sarkasme og ironi – det kan ofte misforstås. Forsøg heller ikke at udtrykke stærke følelser i e-mails. Brug her i stedet telefonen eller et fysisk møde, så du ikke efterlader mulighed for fejltolkning.
Planlæg din kommunikation – hver gang!
Når du planlægger et projektforløb, så planlæg altid den kommunikation, der hører til.
Kommunikationsplanlægning handler om, hvem der skal have hvad at vide, hvornår og hvordan.
For hver opgave i projektplanen bør du overveje, om der er behov for at kommunikere noget ud.
En kommunikationsplan kan efter behov indeholde:
- Mål
Hvad vil du opnå med kommunikationen - Budskab
Hvad er dine vigtigste pointer? - Målgrupper og interessenter
Hvilken målgruppe henvender du dig til? Undersøg hvem der reelt kan have/har interesse i projektet - Kommunikationskanaler
Hvordan får du bedst budskabet ud til målgruppen? Fx plakater, hjemmeside, pressemeddelelse, Facebook eller andet - Opgaver
Hvilke opgaver er der i forbindelse med kommunikationen jf. ovenstående? Hvem løser dem og hvordan? - Tidsplan
Hvornår løses hvilke opgaver? - Opfølgning og feedback
Sæt klare og målbare mål for din kommunikation – et bestemt antal visninger på Facebook, et særligt antal uddelte flyers eller lignende. Følg op på dem og se kritisk på, hvordan kommunikationen kan forbedres for dit næste projekt
11 gode råd til din kommunikation
1. Tag udgangspunkt i din målgruppe
Hold hele tiden fokus på hvem du skriver til. En borger, en journalist, en interesseorganisation har alle forskellige forudsætninger for at forstå det, du siger. Husk, at hvis din modtager ikke forstår dig, så er det dig, der ikke giver mening
2. Skriv aktivt og konkret
| Helst ikke Der gøres opmærksom på Vedlagt fremsendes Skemaet bedes i udfyldt stand sendes til |
Men gerne Jeg gør opmærksom på Jeg sender Udfyld skemaet og send det til |
3. Lav korte og beskrivende overskrifter
Hvis din tekst er lang er det en god idé at bruge overskrifter ved de forskellige afsnit. Brug gerne fed skrift til at fremhæve dine overskrifter
4. Indled uden omsvøb
Gå direkte til sagen, men gør stadig gerne kommunikationen personlig og venlig ved at skrive “Kære” og “Tak for din mail/sms/andet”
5. Start med det vigtigste
| Helst ikke Vedrørende optagelse i Foreningen Nyborg |
Men gerne Optagelse i Foreningen Nyborg |
6. Begræns brugen af lange ord og undgå fagsprog
| Helst ikke Fondsansøgningsproceduren |
Men gerne Proceduren ved fondsansøgning |
7. Begræns brugen af forkortelser
Hvis du bruger mange forkortelser, gør du teksten sværere at læse. Brug derfor kun de allermest almindelige forkortelser som: fx, bl.a. og osv.
8. Undgå gammeldags ord
| Helst ikke Forinden Fremsendte Hvorledes Påbegyndte Såfremt Forefindes |
Men gerne Før Sendte Hvordan Begynde Hvis Findes |
9. Undgå endelserne -ing og -else
| Helst ikke Til brug for vurdering af Tage beslutning om Træffe afgørelse Rette telefonisk henvendelse |
Men gerne For at vurdere Beslutte om Afgøre Ringe |
10. Afslut ordenligt
Afslut altid din kommunikation med et pænt farvel og kontaktmuligheder. Det viser respekt for modtager, at du inviterer til kontakt, hvis han/hun har spørgsmål
11. Læs korrektur og læs højt
Læs altid korrektur, så din tekst fremstår professionel uden sprog-, stave- og slåfejl. Hvis du læser teksten højt for dig selv fanger du nok de fleste, men vær ikke bange for også at spørge andre om hjælp
Den gode pressemeddelelse
Når du gerne vil skrive en pressemedddelelse, så overvej først, om der er nyhedsværdi i din historie.
Du kan tænke over om din historie er aktuel, om den har betydning for noget eller nogen i byen, om der er et overraskelseselement i din historie, og om der er et eller flere elementer i historien, hvor læseren vil kunne genkende sig selv. Du behøver ikke kunne sige ja til alle disse ting, men jo flere, din historie opfylder, jo større chance er der for, at pressen vil bruge den.
En pressemeddelelse bør indeholde:
1. Overskrift
– som er fængende, og som fortæller noget om indholdet. Tænk på, at du gerne vil fange læserens interesse
2. Indledning
Kort beskrivelse af de vigtigste elementer i historien (ca. 4-6 linjer). Beskriv gerne ‘hvor, hvornår, hvem, hvad og hvorfor’
3. Indhold
Uddyb historien i korte, overskuelige afsnit, hvor det vigtigste sættes først. Vær så konkret og præcis som muligt
4. Kontakt
Hvem kan journalisten kontakte for uddybing eller en udtalelse? Husk både navn, telefonnummer og e-mail
5. Foto
Vedhæft et godt billede i god kvalitet og opløsning, og skriv en billedtekst med navnene på alle personer på billedet samt fotografen
Tips til kontakt
Vil du have noget i Fyens Stiftstidende eller Lokalavisen Nyborg, så skriv til redaktionens fællesmail: nyborg@fyens.dk
Begge aviser har en begivenhedsliste med kommende begivenheder. Fyns Stiftstidende er en dagsavis, så de bringer historier om, hvad der sker i morgen. Lokalavisen Nyborg udkommer hver tirsdag, så hvis dit arrangement foregår en tirsdag, skal du skrive til dem mindst halvanden uge i forvejen.
Yderligere sparring
Har I brug for sparring vedrørende kommunikationen i netop jeres forening, så kontakt gerne centerleder Matilde Louise Svanegaard på mailen matilde@frivilligcenter-nyborg.dk