Før mødet
Overvej om det er nødvendigt at holde et møde, eller om de ting, der er på dagsordenen kan klares over mail eller telefon.
Hvis du er mødeleder, så sørg for, at dagsordenen og eventuelle bilag sendes ud i god tid, så deltagerne har mulighed for at forberede sig.
Mødeplanlægning – bestyrelses- og udvalgsmøder
- Tilstræb korte og effektive møder, og husk at sætte sluttidspunkt for mødet
- Indlæg pauser ved lange møder
- Lav en god og informerende dagsorden
- Find passende lokale før dagsordenen sendes ud
- Overvej, om og hvordan der skal serveres mad og drikke
Mødeplanlægning – idégenerering og stormøder
- Tilstræb korte og effektive møder, og husk at sætte sluttidspunkt for mødet
- Indlæg pauser ved lange møder
- Overvej, om der skal indgå gruppedannelse i mødet
- Lav en god og informerende dagsorden
- Overvej, om og hvordan der skal serveres mad og drikke
- Overvej, om der skal laves nogle dokumenter til mødet. Fx idégenereringsværktøj eller aktivitetspapir
Gennemfør et godt og effektivt møde
- Få styr på teknikken og lokalet i god tid
- Test projektoren
- Visk whiteboard rent
- Test tuschen
- Ryd op i lokalet
- Sæt kaffen klar mv.
- Start til tiden – også selvom alle ikke er kommet endnu. Så signalerer du, at du respekterer de fremmødtes tid
- Slut til tiden
- Start med at skabe klarhed over mødets formål og gennemgå evt. dagsordenen
- Vælg en ordstyrer, som kan inddrage alle på en god måde
- Træd i karakter som mødeleder – det er helt okay at side, at en diskussion er blevet for lang, og derfor må lukkes og tages op på næste møde
- Hold jer til dagsordenen
- Som afslutning på mødet kan referenten eventuelt fortælle hvad han/hun tager med af konklusioner på hvert emne. En god opsummering øger sandsynligheden for, at alle går fra mødet med den samme forståelse
- Træf beslutninger, og få dem skrevet ind i referatet
- Hvem er ansvarlig for opgaven?
- Hvad skal der laves?
- Hvornår er deadline?
- Aflys, flyt eller ændr ikke mødet efter dagsordenen er sendt ud, med mindre det er strengt nødvendigt. Gør du det alligevel, så begrund ændringen godt og undskyld pænt
Skriv et godt referat
De mest anvendte referattyper er et beslutningsreferat og det fyldige referat. Vi anbefaler dog en mellemting mellem disse to, som vi kalder det semifyldige referat. Det semifyldige referat er en mellemvej, som udnytter fordelene ved de to andre referattyper.
Det semifyldige referat
| Fordele | Ulemper |
| Præcist og detaljeret
Dokumentation af beslutninger til senere brug Giver hurtigt overblik over beslutninger Giver overblik over hovedargumenter og uenigheder |
Kan blive for langt at læse Det kan være svært at finde frem til hovedargumenterne |
Sådan gør du
Under hvert punkt på dagsordenen skriver du, hvad der blev diskuteret i hovedtræk. Skriv også om alle var enige. Slut under hvert punkt af med at skrive, hvad der blev besluttet.
Lokaler
Har I brug for at låne et mødelokale, så kan I som medlemsforening booke det gratis gennem Frivilligcenter Nyborg.
Yderligere sparring
Har I brug for mere sparring til mødeplanlægning, -afholdelse eller referatskrivning, så kontakt Matilde Louise Svanegaard på e-mail matilde@frivilligcenter-nyborg.dk