Det gode arrangement

Når I skal afholde arrangementer I jeres forening, er der nogle ting, I bør overveje og nogle ting, I skal overveje. Lige nu fokuserer denne side mest på ting, I skal overveje, men senere kommer der vejledninger, som måske kan være inspirerende for jeres næste arrangement.

Husk tilladelser fra myndighederne

Når I vil afholde arrangementer som kræmmermarkeder, indsamlinger, lotterier osv., er det vigtigt, at I har jeres tilladelser i orden. Det kan være svært at finde ud af, hvilke tilladelser I skal have hvornår, men læs vores vejledning grundigt – så er I godt på vej.

Lejlighedstilladelse

Det er afgørende for de tilladelser, I eventuelt skal søge, om arrangementet er åbent eller lukket. Dog er der tre ting, som I skal huske, før I tænker på, om arrangementet er åbent eller lukket:

  • Bliver I mere end 150 personer, skal I altid søge lejlighedstilladelse
  • Til udendørsarrangementer, skal I altid søge lejlighedstilladelse
  • Skal der serveres øl eller bordvin, skal I altid søge lejlighedstilladelse

Holder I et mindre, lukket arrangement i foreningen – altså hvor der ikke inviteres andre end medlemmerne – kræves der ikke nogle tilladelser.

Så I kan altså godt holde fester, møder og lignende, så længe I holder det i en snæver kreds af personer, der har en tilknytning til hinanden.

Er der tale om åbne arrangementer – altså arrangementer hvor offentligheden inviteres – kræver det altid:

  • Arrangementstilladelse fra politiet
  • Tilladelse fra grundejeren eller kommunen

For at sikre, at arrangementerne ikke bliver af mere professionel karakter, er der fastsat nogle regler for, hvad der må serveres, hvor det må serveres, og hvor mange der må serveres for.

Arrangementer kræver ikke lejlighedstilladelse hvis:

  • arrangøren er fyldt 18 år, og der ikke serveres stærke drikke. Foregår serveringen udendørs, skal politiet dog underrettes senest tre dage før arrangementet
  • arrangøren er fyldt 25 år og ikke serverer øl og bordvin for mere end 150 personer. Politiet skal dog underrettes senest tre dage før arrangementet

Arrangementer kræver lejlighedstilladelse hvis:

  • arrangøren er fyldt 25 år og skal holde et arrangement for mere end 150 personer, hvor der serveres øl og bordvin. Det gælder uanset om arrangementet holdes indendørs eller udendørs
  • arrangementet er udendørs, og der serveres øl og bordvin – her skal der søges, lige meget hvor mange personer, der deltager

Indsamlinger, spil og lotteri

Arrangementer, hvor der foregår indsamlinger, skal anmeldes til Indsamlingsnævnet, senest to uger inden start. Læs mere om indsamlinger og tilladelser her.

Arrangementer, hvor der er lotteri eller tombola, hvor der borloddes noget eller lignende, skal anmeldes til Spillemyndighederne senest 4 uger før – hvis det foregår udenfor en lukket kreds. Læs mere om lotteri og tilladelser her.

Læs mere om arrangementer og tilladelser her.

Mad og drikke

Det er sjældent nødvendigt for foreninger at søge om tilladelser til at servere mad, fordi det typisk går ind under det, Fødevarestyrelsen kalder lejlighedsvise arrangementer.

Serveringen af mad går under kategorien lejlighedsvise arrangementer, hvis det ikke foregår kontinuerligt – det betyder under 10 gange om året og ikke mere end tre dage ad gangen. Tommelfingerreglen er: Ikke mere end ca. 30 dage om året. Der skelnes ikke mellem, om maden serveres eller sælges.

Er du i tvivl, så kontakt Fødevarestyrelsen eller læs selv Autorisationsvejledningen.

Selvom man ikke skal bruge en tilladelse, skal man stadig have en god hygiejne, når man laver mad til andre. Inden du planlægger servering til dit arrangement, kan du læse mere om god køkkenhygiejne her.

Musik

Skal der være musik til offentlige arrangementet, kræver det indberetning og afregning hos KODA. Foreninger er offentlige, fordi alle kan melde sig ind, og derfor skal musik i alle afskygninger (på motionshold, som baggrundsmusik, live-koncerter, ved film- og TV-visninger) indberettes og afregnes til KODA. Velgørende foreninger kan søge om fritagelse her.

Yderligere sparring

Har I brug for mere sparring til arrangementer i jeres forening, så kontakt gerne centerleder Matilde Louise Svanegaard på mailen matilde@frivilligcenter-nyborg.dk.